Uusi vapaatekstilomaketoiminnallisuus korvaa vanhan Workplacen toiminnallisuuden vapaatekstilomakkeiden luomisessa. Voit käyttää tätä toiminnallisuutta, jos sinulla on Hallitse vapaatekstilomakkeita -käyttöoikeus.

Voit luoda erilaisia vapaatekstilomakkeita, joita loppukäyttäjät voivat käyttää vapaatekstitilaamisessa.

Vihje! Luettelossa on valmiina yksi oletuslomake. Voit kopioida tämän vapaatekstilomakkeen pohjaksi, kun alat luoda omia lomakkeitasi. Et voi poistaa oletuslomaketta.

Noudata seuraavien vaiheiden ohjeita luodaksesi vapaatekstilomakkeita:

1. Syötä lomakkeen ominaisuudet.
2. Lisää lomakkeeseen kenttiä ja määritä ulkoasu.
3. Lopuksi tarkasta lomake, tallenna ja julkaise se.
   
   

A. Luo lomake ja muokkaa sen ominaisuudet:

1. Napsauta Hankinnat, Vapaatekstilomakkeiden hallinta.
2. Napsauta Lisää.
3. Sivun oikean puolen Lomakkeen ominaisuuksissa:
   1. Syötä lomakkeelle nimi.
   2. Valitse organisaatio, jossa lomaketta voi käyttää.
   3. Määritä periytyvyyteen ja voimassaoloon liittyvät asetukset.
      Huomaa! Alemmalla organisaatiotasolla olevat hallinnolliset käyttäjät eivät voi muokata tai poistaa periytettyjä lomakkeita.
4. Määritä hankintakategoria.
   Huomaa! Voit lisätä lomakkeeseen hankintakategorian valintakentän, niin että loppukäyttäjät valitsevat kategorian.
5. Määritä avainsanat.
   Loppukäyttäjät löytävät lomakkeen helpommin avainsanojen avulla.
6. Syötä Lomakeohjeisiin vapaatekstilomakkeen kuvaus, jonka avulla loppukäyttäjät tietävät, millaisiin hankintoihin lomaketta kuuluu käyttää.
7. Kirjoita Sisäinen kuvaus. Kuvaus näkyy muille hallinnollisille käyttäjille Vapaatekstilomakkeiden hallinnassa.
8. (Valinnainen) Lisää Kuvake-kohtaan vapaatekstilomakkeeseen sopiva kuva.
9. (Valinnainen) Lisää Liite-kohdassa lomakkeelle liitteitä.
   Liitteet voivat koskea esimerkiksi hankintakäytäntöjä tai -ohjeita. Liitteet eivät näy toimittajille. Baswaren liitepalvelun käytännöt määrittävät liitteen koon ja sallitut tiedostomuodot.
   
   

B. Lisää kenttiä ja määritä ulkoasu:

1. Napsauta sivun vasemmassa laidassa + avataksesi työkaluosion.
   Kaikki olennaiset hankintaehdotuskentät ovat saatavilla ryhmiteltyinä seuraaviin osioihin: Hankintaehdotusrivin kentät, Hankintaehdotuksen osoitekentät ja Hankintaehdotuksen laskutuskentät.
2. Käytä hakua löytääksesi kentät, jotka haluat lisätä.
3. Lisää kaikki tarvitsemasi kentät raahaamalla ne oikealle.
4. Valitse lomakkeelta kenttä ja muokkaa sitten Kentän ominaisuuksissa jokaisen kentän ominaisuudet kenttä kerrallaan.
   Kentän ominaisuudet muuttuvat sen mukaan, minkä tyyppisen kentän olet valinnut.
   Voit esimerkiksi muokata kentän kokoa ja lisätä kuvauksen kentästä vihjeeksi loppukäyttäjälle. Voit lisätä kentälle myös oletusarvon. Loppukäyttäjä voi asetuksista riippuen muokata oletusarvoa.
5. Kun olet lisännyt kaikki kentät, käytä työkaluosion Lisäkentät-ryhmän kenttiä muokataksesi lomakkeen ulkoasua.
   1. Lisää välielementti saadaksesi tilaa kenttien väliin.
   2. Lisää väliotsikoita luodaksesi lomakkeelle rakennetta.
   3. Lisää pienempi tai isompi tekstikenttä ja/tai valintaruutu, joiden avulla loppukäyttäjä voi antaa lisätietoja.
      Nämä tiedot viedään hankintaehdotukselle ja mahdollisesti myös ostotilaukselle lisätietoina. Lisää näitä elementtejä, jos loppukäyttäjien tulee antaa jotain lisätietoa. Esimerkki tällaisesta lisätiedosta on vaikkapa kakun maku, jota ei pysty valitsemaan lomakkeella.
   4. Lisää tekstikappale tarjotaksesi loppukäyttäjälle esimerkiksi lomakkeen täyttöohjeita.
      
      

Vinkkejä kenttien muokkaamiseen:

• Järjestele kenttiä raahaamalla niitä.
• Poista kenttä viemällä hiiren osoitin sen päälle ja napsauttamalla x.
• Muuta kentän kokoa viemällä hiiren osoitin sen päälle ja napsauttamalla + tai -.
  
  

C. Esikatsele, tallenna ja julkaise lomake:

1. Esikatsellaksesi lomaketta sellaisena kuin loppukäyttäjät näkevät sen napsauta Esikatselu.
2. Muokataksesi lomaketta tai tallentaaksesi sen napsauta taas Esikatselu.
3. Napsauta Tallenna.
4. Napsauta Julkaise, niin lomake tulee loppukäyttäjille näkyville.
   

Vapaatekstilomakkeiden luettelossa julkaistujen lomakkeiden rivit ovat mustia ja julkaisemattomien lomakkeiden rivit ovat harmaita.

Muut toiminnot

• Kopioidaksesi lomakkeen pohjaksi toiselle lomakkeelle napsauta  ja Kopioi.
• Poistaaksesi lomakkeen napsauta  ja Poista. Voit poistaa ja kopioida sekä julkaistuja että julkaisemattomia lomakkeita.
• Jos et halua lomakkeen enää näkyvän loppukäyttäjille, sinun pitää peruuttaa sen julkaisu. Avaa lomake luettelosta napsauttamalla sen nimeä ja napsauta sitten Peruuta julkaisu.
• Muokataksesi lomaketta sinun pitää ensin peruuttaa sen julkaisu.
• Voit aloittaa muokkaamisen ja kopioinnin sekä voit poistaa lomakkeita myös luettelonäkymässä.