Zusammenfassung:

Basware Message kann einzelne Rechnungen übertragen, sie aber ebenfalls mit Anhängen kombinieren.

Während des Sendevorgangs werden Rechnung und Anhang zusammen gefügt und als ein Dokument transferiert.

Checkliste:

Das Programm kann Anhänge entweder manuell oder automatisch übertragen.

Bitte prüfen Sie, welche Version für Sie am Besten passt.

Anleitung:

Version 1:

Anhänge manuell hinzufügen.

• Öffnen Sie Basware Message und klicken auf Configuration;

• Unter dem Tab Options setzen Sie die Auswahl für Attachments auf Interactive;
  

• Klicken Sie auf OK um Ihre Einstellungen zu speichern;
• Drücken Sie auf Start Now. Sie sehen nun eine Vorschau Ihres Dokuments und können mit dem Button ADD weitere PDF oder TIFF Dateien zu diesem Dokument hinzufügen;
  

Version 2:

Anhänge automatisch hinzufügen.

Option 1:

Jede Rechnung und Anhang zusammen in einem Unterordner.

• Öffnen Sie Basware Message und klicken auf Configuration;

• Unter dem Tab Options setzen Sie die Auswahl für Attachments auf Automatic;
• Zudem markieren Sie die Box Documents are organized in subfolders;
  

• Bei dieser Option benötigen alle Ihre Rechnungen ein gleiches Namensmuster (z.B. alle Rechnungen beginnen mit Re oder Rechnung);
• Geben Sie dieses Namensmuster im Identifier Feld an (wenn Sie z.B. PDF Rechnungen senden und alle Rechnungen beginnen mit RE, dann muss Ihre Konfiguration wie im folgenden Bild aussehen. Die Anhänge aus dem selben Unterordner können jeden beliebigen Namen haben, solange Sie nicht mit der gleichen Namenskonvenstion beginnen);
  

• In diesem Fall schaut Basware Message in jeden Unterordner und sucht nach Rechnungen mit dem passenden Namensmuster, alle restlichen Dateien werden als Anhänge betrachtet;
  

Option 2:

Nutzung eines separaten Ordners für Anhänge.

• Öffnen Sie Basware Message und klicken auf Configuration;

• Unter dem Tab Options setzen Sie die Auswahl für Attachments auf Automatic;
• Legen Sie nun einen Order für Ihre Anhänge an und fügen den Pfad unter attachment folder in Basware Message ein;
  

• Die Dateien werden miteinander verknüpft wenn entweder die Rechnung und der Anhang den selben Namen haben (z.B.: ist der Rechnungsname Inv1234.PDF und der Name des Anhangs Inv1234.pdf) oder wenn eine bestimmte Anzahl von ersten Zeichen gleich sind (z.B.: ist der Rechnungsname Inv1234.pdf und der Name des Anhangs Inv1234567.pdf. Wenn in den Optionen eingestellt ist, dass nur die ersten fünf Zeichen geprüft werden sollen, werden beide Ordner auf eine Rechnung mit dem Beginn Inv12 hin geprüft und ebenso nach einem Anhang, der mit den gleichen fünf Zeichen beginnt);
• Bei dieser Option kann der Identifier gelöscht werden und das Feld leer bleiben;