IP - Backup person functionality


Backup person functionality:

In order to be set as a backup person for another user, you need to have at least the same rights, or more, as the original user. These rights include approval limit and access to companies.
This is because you need to be able to handle the same invoices as the person you are a backup for, which requires you to have the same rights.

The logic behind backup persons are like this:

Person A has access to company 1, with an approval limit of 1 000.

Person B has access to company 1 and 2, with an approval limit of 10 000.

Person B cannot set person A as backup person, because person B has more rights than person A. i.e Person A will not be able to process all invoices that are forwarded from the original user.

Person A can set person B as backup person, because person A has less rights than person B. i.e Person B will be able to process all invoices that are forwarded from the original user.

If Person B should have access to company 1 and 2, but only have an approval limit of 500, Person A and Person B could not be set as backup for either user as these rights would not cover the necessary. Person A would not be able to approve any invoices for company 2, and Person B would not be able to approve any invoices over 500 for company 1.

If you experience not finding the desired user to add as a backup, please check the rights of the user you would like to add and ensure that it does not have more rights than you or find another person to add as a backup that you already have available in the list.


********************************************************************************************************************************************************************************************************

Suomeksi:

Varahenkilön määritys:

  1. ThinClientissa varahenkilö määritellään Käyttäjäasetukset-kohdan takaa
  2. Masterissa Toiminnot-menusta kohdan Varahenkilöiden hallinta.. takaa.

Varahenkilöllä tulee olla vähintään samat oikeudet kuin alkuperäisellä käyttäjällä.

Logiikka menee näin:

Käyttäjällä A on oikeudet yhtiöön 1 ja hyväksymisrajana 1000
Käyttäjällä B on oikeudet yhtiöön 1 ja 2 ja hyväksymisrajana 10 000

Käyttäjä B ei voi asettaa käyttäjää A varahenkilökseen, koska henkilöllä B on on enemmän oikeuksia kuin henkilöllä A. Käyttäjä B voi toimia käyttäjän A varahenkilöä.

Kun varahenkilöasetus astuu voimaan asetetun aikataulun mukaisesti, siirtyvät käyttäjälle A lähetetyt laskut suoraan varahenkilölle B. Laskut, joita henkilöllä A on jo valmiiksi ThinClientissaan, eivät siirry käyttäjälle B kuin vasta sen jälkeen, kun parametrilla "STOPPEDTHRESHOLDBACKUPDAYS" määritelty päivien lukumäärä on kulunut. Parametrin arvon voi tarkistaa IP Administa -> Järjestelmänhallinta -> Asetukset -> Parametrit.

Jos varahenkilöä asetettaessa listalta ei löydy haluamaasi käyttäjää, ei hänellä ole tarpeeksi oikeuksia toimia varahenkilönäsi.

Informatiivisessa kierrossa olevia laskuja ei voida määritellä siirtyväksi varahenkilölle.