General information for suppliers

Basware is primarily an e-invoicing operator. We deliver invoices and documents from the sender to the recipient electronically.

If you have any thoughts regarding invoice sending, you may send an invoice via Basware Commerce Network portal. Portal requires registration, but registration and sending on the same day is possible for free. You may send invoices via portal ONLY to Basware’s customers.

Instructions for the invoice SENDING business

A Real e-invoice means, that the invoice is in machine readable format (xml) and the data is coming directly from the sender’s own system via e-invoice operator to the recipient’s end-point system.

• Invoice delivery is quick and reliable, when details are coming from the system automatically. Invoicing details and up-to-date contracts and data files reduce the manual process.
• Invoice “put-on-hold” possibility for a double check if for example the total amount does not match the purchase order’s value.
• Sending the invoices is visible electronically in the automatic accounting, as well as it can be posted according to purchase order (PO) and matched automatically.
• Basware’s co-operative operators are listed at http://www.basware.com/global-business-network-basware/interoperability.

Invoices sent as a PDF-attachments on e-mail to the scanning service is quick, but requires data capture process from the invoice image. The recipient would receive the invoice as an e-invoice and machine readable format (xml). Ask this possibility to send invoices as an e-mail from the invoice recipient business (the customer). Basware’s scanning e-mail addresses are in company@bscs.basware.com format.

• It is recommended, that the PDF is created directly from your system, when the quality is the best. This means that you may copy text from the PDF and paste it to another place.
• You may also do this when you save the document from Word directly as PDF.
• Basware is able to receive invoices coming as an e-mail around the clock year round, and is able to process them on weekdays around the clock.
• The sender will receive confirmation of the invoice delivery, and invoice will go for the data capture process.
• Therefore it removes the time from the paper invoice delivery (postal services).
• Basware’s support is able to trace the invoice with the sender’s confirmation details.
• General instructions how to send invoices as PDF can be found here.

Sending paper invoices to the invoicing address is possible, if the invoice recipient business has ordered this type of scanning service from Basware.

• Data processing starts, when the paper mail has been delivered to the Basware’s scanning center by the local postal service. Normal postal delivery time is around 2-4 days, and the data capture process takes around 24 hours.
• Tracking these invoices is not possible by the Basware’s support, and therefore the best information can be given by the invoice recipient (the customer).
• Please check the postal address from your contact person, but note that it might be also found from the business (customer’s) website.

The Basware Commerce Network portal, from which you may send invoices to the Basware’s customers.

• You may register free of charge https://portal.basware.com/open/BaswarePortal.
• You may send invoices to any of the recipients, which can be found when writing the name of the recipient to the corresponding field in the portal.
• When you have completed filling the required fields in the invoice form, it is possible to add your original invoice (image) and additional attachments. Please note that we do not recommend more than 10 different attachments or too big files because this might cause problems at the recipient’s system.
• You may save/print invoice image on the “Files” tab.
• When you have clicked the “Send” button, the invoice is delivered to the recipient in a few minutes.

You may contact Basware’s support at any time there is a HELP-icon on the right corner. Please note, that the invoice payment is the recipient’s (customer’s) responsibility as Basware is only providing the transmitting service.

NOTE! Please make sure, that the invoice has as much as detailed information, and that those match any instructions and purchase order number if you have received one. Please contact the invoice recipient (customer) for the purchase order number (PO-number) and to check the invoicing addresses before sending the invoice.

It is likely, that invoicing details can be found on the customer’s homepage.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yleistä tietoa toimittajille

Basware on ensisijaisesti verkkolaskujen välittämiseen keskittyvä operaattori. Toimitamme laskuja ja dokumentteja sähköisesti lähettäjältä vastaanottajalle.

Mikäli teillä on epäselvää laskujen lähettämisestä, voitte lähettää laskun nopeasti Baswaren Commerence Network portaalin kautta. Sivu vaatii rekisteröitymisen, mutta rekisteröityminen ja lähettäminen on mahdollista samana päivänä ilmaiseksi. Portaalin kautta voi lähettää laskuja VAIN Baswaren asiakkaille.

Ohjeita laskuja LÄHETTÄVÄLLE yritykselle

1. Aito verkkolasku tarkoittaa sitä, että lasku on koneluettavassa muodossa (xml) ja lähtee lähettäjän omasta järjestelmästä verkkolaskujen operaattoreiden kautta vastaanottajan omaan järjestelmään.
   1. Laskun toimitus on nopeaa ja luotettavaa, sekä tiedot tulevat järjestelmästä automaattisesti. Tämä vähentää manuaalista prosessointia, kun tiedot ovat sopimusten mukaan aineistolla.
      1. Lasku saattaa pysähtyä tarkistettavaksi mikäli esim. loppusumma ei vastaa ostotilauksen mukaista arvoa.
   2. Laskujen lähetys näkyy sähköisesti automaattisesti kirjanpidossa, kuten myös vastaanottajalle kirjaantuen esimerkiksi ostotilausnumeron (PO) perusteella suoraan, jolloin laskun käsittely on automaattista.
   3. Baswaren yhteistyö operaattorit löytyvät osoitteesta http://www.basware.com/global-business-network-basware/interoperability.
2. Sähköpostilla toimitettu lasku PDF-liitteenä Baswaren skannaukseen on myös nopeaa, mutta sisältää kuitenkin tietojen poimimista laskun kuvalta, jotta vastaanottaja saa laskun koneluettavassa (xml) muodossa. Kysykää mahdollisuutta lähettää laskut sähköpostilla teidän laskun vastaanottavalta yritykseltä (asiakkaalta). Baswaren skannauksen sähköpostiosoitteet ovat muotoa yritys@bscs.basware.com.
   1. PDF kannattaa luoda suoraan ohjelmasta, jolloin laatu on erinomainen. Tämä tarkoittaa että laskusta pystyy maalaamaan tekstiä ja kopioimaan sitä edelleen.
      1. Voitte tehdä tämän myös tallentamalla Wordin suoraan PDF-tiedostoksi.
   2. Basware pystyy vastaanottamaan sähköpostilla tulevia laskuja jatkuvasti, ja käsittelee laskuja arkisin vuorokauden ympäri.
   3. Lähettäjä saa kuittauksen laskun vastaanottamisesta, sekä lasku siirtyy suoraan tietojen poiminta prosessiin.
      1. Laskun käsittelystä poistaa postin jakeluun menevä aika.
   4. Baswaren tuki pystyy jäljittämään laskun lähettäjän saaman kuittaus tietojen perusteella.
   5. Yleiset ohjeet laskujen lähettämiseen PDF:nä löydätte täältä.
3. Laskujen toimittaminen kirjepostina laskutusosoitteeseen on mahdollista, mikäli laskuja vastaanottava yritys on tilannut Baswaren skannauspalvelun.
   1. Laskujen käsittely alkaa kun Posti toimittaa kirjeen Baswaren skannauskeskukseen. Normaali postin jakeluaika on noin 2-4 arkipäivää, ja skannauksen ja tietojen poimintaa menee noin yksi arkivuorokausi.
   2. Laskujen jäljittäminen ei ole mahdollista Baswaren tuessa, parhaiten tilanteen antaa vastaanottava yritys (asiakas)
   3. Tarkistattehan postiosoitteen teidän yhteyshenkilöltä, mutta se voi myös löytyä suoraan yrityksen (asiakkaan) kotisivuilta.
4. Basware Commerce Network portaali, jonka kautta voitte lähettää laskuja Baswaren asiakkaille.
   1. Voitte luoda tunnuksen portaaliin täältä https://portal.basware.com/open/BaswarePortal.
   2. Laskuja voi lähettää kaikille niille vastaanottajille, jotka löydät kirjoittamalla yrityksen nimen portaalissa kohtaan “Vastaanottaja”.
   3. Kun olette kirjanneet perustiedot laskusta laskupohjalle, voitte lisätä mahdollisesti teidän oman järjestelmän antaman laskun sekä mahdollisia liitteitä. Huomioikaa, että emme suosittele lisäämään yli 10 eri liitettä tai liian isoja tiedostoja, koska tämä saattaa olla rajoitteena laskun vastaanottavalla yrityksellä.
   4. Saatte itsellenne tallennettua/tulostettua laskun kuvan kohdasta “Tiedostot”.
   5. Kun olette painaneet “Lähetä” nappia yläreunassa, niin lasku siirtyy muutamassa minuutissa noudettavaksi Baswaren vastaanottavalle asiakkaalle
      1. Voitte milloin tahansa ottaa yhteyttä Baswaren tukeen portaalissa, kun HELP-ikkuna on näkyvillä oikeassa alakulmassa. Huomioittehan, että laskujen maksu on vastaanottavan yrityksen vastuulla, koska Basware on vain aineiston välittävänä palveluntarjoajana.

HUOM! Huolehdittehan, että laskulla on mahdollisimman tarkat tiedot ja että ne vastaavat teille annettujen ohjeiden mukaan ostotilausta. Olettehan myös tarvittaessa yhteydessä laskun vastaanottajaan (asiakas) mahdollisen ostotilausnumeron (PO-numeron) sekä laskutusosoitteiden tarkistamisessa ennen laskun lähettämistä. Verkkolaskujen osoitteet löytyvät yleensä vastaanottajan y-tunnuksen perusteella TIEKE:stä. Y-tunnuksen voi tarkistaa osoitteesta www.ytj.fi.

Laskutusohjeita on myös mahdollisesti saatavilla teidän laskun vastaanottavan yrityksen kotisivuilta.