English

PDF invoice rules for suppliers
Basic information how to send invoices via e-mail with PDF-format

• The Basware Scan and Capture e-mail address (@bscs.basware.com) must be added to the TO field (not CC nor BCC field)
  
  • E-mail must be addressed to only one Basware Scan and Capture e-mail address (@bscs.basware.com)
• Invoices are to be attached as PDFs and one PDF is to contain one invoice.
  
  • Sending invoices in any other format will not be processed
• The PDF should not be secured
  
  • Should not require a password to open
• The first page of the PDF should not be a blank page
• For image-based PDF files (scanned PDF files), the resolution of the image must be 300 dpi (or higher)
  
  • Preference for PDF text based documents will improve the quality of the capturing data in delivered documents
• There can be a maximum of 100 PDF invoices included in one email and each of the PDF's will be processed as one invoice
• The email content can be left blank as only PDF attachments will be processed
• Only invoices should be delivered to the service and any other information, including additional non-PDF attachments, are discarded without notification
• The PDF attachment filenames can only contain the following characters: [A-Z], [a-z], [0-9], [.], [_ ]
• Files of zero size will be discarded
• Email size cannot exceed 10MB
• Please make sure that emails are sent from an email address that allows replies to be sent to it (do not use "no reply" addresses)
  
  • Potential errors and other notifications from the service will be lost if the sender uses an address that cannot receive emails
• Use PDF versions 1.4. or higher
  
  • Versions 1.2. or lower are not supported
• Any unsupported or corrupted files that were accepted by Basware will be delivered to the customer without extraction and with default values.

A receipt of delivery will be sent to the sender’s email address.

Please note that even a picture (such as company logo) in the signature can prevent invoice from processing.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Finnish / Suomi

PDF laskujen säännöt toimittajille

Yleiset ohjeet skannauksen sähköpostiosoitteen laskuille

• Lasku on liitetty PDF-tiedostona, jossa yksi tiedosto on aina yksi lasku
  
  • Muissa kuin PDF-formaatissa lähetetyt tiedostot hylätään
• Yhdellä sähköpostilla voi olla ainoastaan 100 liitettyä PDF-tiedostoa, joista jokainen erillinen tiedosto käsitellään yhtenä laskuna
• Sähköpostin viestikenttä voi olla tyhjä, sitä ei liitetä mukaan (ainoastaan liitetiedosto)
• Vain laskuja voi lähettää osoitteeseen, muu materiaali poistetaan
• PDF tulee nimetä seuraavin merkein: [A-Z], [a-z], [0-9], [.], [_] (ei ä-kirjaimia eikä välilyöntejä tiedostonimessä)
• Tyhjät tiedostot (tiedoston koko 0) poistetaan
• Sähköpostin koko ei saa ylittää 10 MB
• Lähettäkää laskut osoitteesta, johon voidaan myös vastaanottaa mahdolliset virheilmoitukset
• Käyttäkää PDF versioita 1.4. tai uudempaa mikäli mahdollista
  
  • Versioita 1.2. tai alempaa ei tueta

Hyväksytystä laskusta tulee ilmoitus englanniksi, jossa kerrotaan että lasku vastaanotettu ja että se on nyt prosessoitumassa.

Huomioittehan, että jopa sähköpostissa oleva allekirjoituksen sisältämä kuva voi hylätä laskun. Sähköposti tulee olla muuten tyhjä, mukana vain liitetiedosto.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Swedish / Svenska

Vanliga regler för att skicka E-Faktura via mail med PDF-format 

• E-Fakturorna ska vara bifogade som PDF:er där ena PDF.en ska innehålla en e-faktura
  
  • Skickar man fakturor i något annat format kommer de inte gå igenom
• Det kan maximum vara 100 PDF e-fakturor inkluderade i ett e-mail, och varje PDF kommer hanteras som en faktura
• E-mail kan lämnas blanka, då endast PDF bilagorna kommer bli skickade
• Endast fakturor blir skickade via tjänsten. All annan information dvs. Icke PDF bilagor, kommer inte med utan varningsmeddelande
• Namnen på PDF bilagorna får endast innehålla tecken [A-Z], [a-z], [0-9],[.],[_ ]
• Filer utan data (0kb) kommer att ignoreras
• Email kan inte överstiga 10MB data
• Vänligen se till att mailadressen som skickar filerna kan ta emot svar. (Använd inte no-reply adresser) För felmeddelanden och andra notifikationer från servicen kan skickas tillbaka och viktig information kan gå saknad
• Använd om möjligt PDF version 1.4. eller högre
  
  • Versioner 1.2. eller lägre stöds inte längre